Oavsett om du jobbar nio till fem, jobbar eller arbetar hemma med barnen behöver alla en effektiv metod för att hantera sin dag. När allt kommer omkring är perfektionism, fördröjning och myten om multitasking alla mycket verkliga faror som kan hålla även de mest produktiva människorna fast på ett ställe. Så, hur tar du kontroll över ditt schema och verkligen får saker gjort?
Enligt människor som Elon Musk och Bill Gates handlar det om att ta kontroll över din tid och ditt schema. För dem använder de "mikroplanering", vilket innebär att man planerar sin dag i steg om fem minuter. Även om den typen av detaljer kanske inte behövs för den genomsnittliga personen finns det fortfarande en lektion där alla som tar kontroll över din tid genom att schemalägga eller bryta den i bitar eller block gör dig mer produktiv. Och det enklaste och mest effektiva sättet att göra det är genom "tidsblockering".
Varför tidsblockering fungerar
Ibland kallas "monotasking" eller "time chunking", tidsblockering är en tidshanteringsteknik där du spärrar en tidsperiod för att slutföra en viss uppgif.webpt.
Till exempel, istället för att kontrollera din telefon varje gång du får ett e-postmeddelande eller ett meddelande om sociala medier, blockerar du specifika tider under dagen för att ringa tillbaka telefonsamtal, svara på e-postmeddelanden och kontrollera sociala mediekonton.
Du avsätter i huvudsak specifika tidsblock för att slutföra viktiga uppgif.webpter eller projekt. I slutändan är ditt schema uppdelat i bitar av tid där du fokuserar på en uppgif.webpt eller ett projekt åt gången.
Denna typ av tidshantering gör inte bara din att-göra-lista mer hanterbar, utan ger dig också mer kontroll över din dag och hjälper dig att prioritera dina uppgif.webpter. Tidsblockering förbättrar också fokus och hindrar förhalning. Och i slutet av dagen kommer du att känna att du faktiskt åstadkommit något.
Argumentet mot multitasking
Många tror att de kan göra flera saker samtidigt och göra dem alla bra. Men forskning visar att endast cirka 2,5% av människorna kan multitaska effektivt, bara resten av befolkningen tror de multitaskar effektivt.
Faktum är att försöka göra mer än en sak åt gången som att skicka sms och köra eller skriva ett viktigt e-postmeddelande medan du returnerar en kunds telefonsamtal komprometterar din förmåga att slutföra båda uppgif.webpterna bra.
Under tiden fann en studie från 2013 vid University of Utah att människor som försöker jonglera flera uppgif.webpter samtidigt är lättare distraherade, mindre produktiva, gör fler fel och får lägre poäng på återkallningstester.
På samma sätt kan det också påverka resultatet att växla snabbt mellan två projekt. Vi slutför uppgif.webpter mycket mer effektivt när vi ger dem vår fulla uppmärksamhet. Neurovetenskapsmän varnar dessutom för att försöka göra flera saker på en gång, eller dela vår uppmärksamhet, påverkar vår förmåga att utföra till och med enkla uppgif.webpter.
Vad detta betyder är att ju mer vi multitaskar, desto mindre kan vi åstadkomma. Anledningen är enkel. Vi tappar vår förmåga att fokusera, vilket innebär att projekt tar längre tid än de borde.
Hur man använder tidsblockering
Tidsblockering, eller monotasking, låter dig fokusera på ett projekt i taget. Inte bara kommer detta tillvägagångssätt att skära ner på mentala fel, men det kan också hjälpa dig att släppa loss din kreativitet, särskilt för att du kommer att leda all din energi och uppmärksamhet till en uppgif.webpt inom dess givna tidsblock. Här är en översikt över hur du kan integrera tidsblockering i ditt liv.
Utveckla din lista
Börja med att göra en lista över alla saker som behöver göras för veckan. Lista alla dina arbetsprojekt, dina familjepåtaganden, till och med dina träningsmål. Målet är att inkludera allt från telefonsamtal du behöver ringa till de måltider du behöver förbereda.
Sätt stjärnor bredvid de saker som absolut måste slutföras som projekt för arbete, möten med klienter och läkarmöten. Vanligtvis görs denna uppgif.webpt på en fredag efter jobbet eller på en söndagskväll innan arbetsveckan börjar.
Bestäm dina prioriteringar
När din lista har utvecklats, gå igenom den och sätt stjärnor genom de projekt som är dina högsta prioriteringar för veckan. Försök att begränsa det till cirka två till tre saker per dag. Målet är att du ska ge dina viktigaste uppgif.webpter de främsta platserna i ditt tidsblockerande schema. Du bör också planera att ge tid varje dag för att svara på e-postmeddelanden, ringa tillbaka telefonsamtal och kontrollera sociala medier.
Skapa en daglig ritning
Ditt nästa steg är att tänka på hur mycket tid du har på en dag och hur mycket tid du vill tillåta för varje uppgif.webpt på din lista.
Börja med att skapa tidsblock för saker du gör varje dag som dina morgonrutiner och kvällsritualer, träna, din pendling till och från jobbet, måltider och matlagning, hjälp med läxor och så vidare.
Ett exempel på en ritning för någon som distanserar kan se ut så här:
- 06:00 till 07:30 Morning Ritual / Motion
- 07:30 till 08:00 Ta barnen till skolan
- 08:00 till 08:30 Svara på e-post / Kontrollera sociala medier
- 8:30 till 10:30 Prioritetsprojekt (infoga en av dina prioriteringar)
- 10:30 till 11:00 Paus / retursamtal
- 11.00 till 12.30 Prioritetsprojekt (infoga en av dina prioriteringar)
- 12:30 till 13:00 Lunchrast
- 13:00. till 13:30 Svara på e-post / kontrollera sociala medier
- 13:30 till 15:30 Prioritetsprojekt (infoga en av dina prioriteringar)
- 3:30 PM. till 16:30 Barn återvänder från skolan / prata om dagen
- 16:30 till 18:00 Förbered / äta middag / städa upp
- 18:00 till 19:00 Prioritetsprojekt (infoga en av dina prioriteringar)
- 19:00. till 21:00 Fritid / hjälp med läxor
- 09:00. 21:30 Svara på e-post / kontrollera sociala medier
- 21:30 till 22:00 Evening Ritual
Naturligtvis är detta en mycket enkel ritning och skulle inte passa alla. Nyckeln är att du utvecklar en ritning för din typiska dag med tidsblock där du kan fokusera på dina viktiga uppgif.webpter eller projekt.
Om du arbetar för ett företag som har teammöten, regelbundna utbildningar eller veckokonferenser måste du också redogöra för dem. Och glöm inte att tillåta restid om du har möten eller möten som du behöver delta under veckan. Du kan också behöva utveckla en annan ritning för helgen.
Vissa människor kommer att behöva utveckla nya ritningar varje vecka. Andra människor har en mycket strukturerad arbetsmiljö och kan använda samma ritning vecka efter vecka. Gör det som fungerar för dig. Du har kontroll över ditt schema och kan anpassa och ändra det för att passa dina behov och prioriteringar.
Blockera hela dagen
När din ritning är klar kommer du helst att kunna blockera varje dag i veckan. Börja med dina högsta prioriteringar och gå därifrån. Till exempel, om din högsta prioritet för veckan är att skriva en omfattande aktivitetsrapport till fredag, tänk på hur lång tid det tar för dig att sätta ihop den.
Följaktligen, om du tror att det tar fyra timmar att slutföra rapporten, kan du planera två timmar på måndag och två timmar på tisdag för att arbeta med rapporten. Planera sedan på onsdagen ytterligare en timme för att bevisa det, göra ändringar och slutföra det. Genom att planera tidsblock tidigt på veckan för att slutföra rapporten förhindrar du inte bara förhalning utan också avsätter du den tid du behöver för att fokusera på att utveckla rapporten.
Skydda din tid
När du har slutfört ditt schema, skydda din tid så bra du kan. Naturligtvis kommer oväntade saker att dyka upp och du måste vara flexibel. Men motstå uppmaningen att ge upp din prioriterade projekttid för något som kan vänta.
Kommunicera till medarbetare och familjemedlemmar när du inte kommer att vara tillgänglig. Behandla sedan dessa tidsblock som om du träffade en mycket viktig kund. Ingen skulle tro att avbryta dig under ett möte. Målet är också att du inte avbryts under din skyddade prioriterade projekttid.
Ett ord från Verywell
Effektiv användning av tidsblockering kan hjälpa dig att ta kontroll över din dag, fokusera din uppmärksamhet och avvärja förhalning. Först kan det ta lite försök och fel att skapa en ritning som fungerar för dig, men med lite övning och en liten dos tålamod blir du ett proffs på nolltid.
Tips för att hjälpa vuxna med ADD / ADHD att hålla fokus på jobbet