De flesta folx har förmodligen deltagit i fler virtuella evenemang eftersom sociala distanseringsåtgärder rekommenderades för att begränsa exponeringen för COVID-19. Medan vissa alltid har anslutit virtuellt kan onlinemöten vara mindre bekanta för andra, det är där tillgängliga virtuella händelser kan hjälpa processen.
Oavsett om du loggar in på jobbet eller för ett socialt möte finns det sätt på vilka evenemangsarrangörer kan tänka kritiskt över hur man kan förbättra tillgängligheten. Speciellt med tanke på verkligheten av Zoom-trötthet kan det vara särskilt fördelaktigt att erbjuda en mängd olika alternativ för att tillgodose folks behov.
Fatta informerade beslut om teknik
Enligt en tidningsartikel från 2020 som tittade på förbättringar av tillgänglighet vid en mängd virtuella konferenser under pandemin förstärktes fördelarna med undertexter och transkriptioner av händelser, särskilt för personer med hörsel- och synstörning. Medan dessa överväganden skulle ha troligen varit dyrt om man deltar personligen, så erbjuder många videokonferensplattformar sådana verktyg för online-möten.
På detta sätt kan arrangörerna bättre möta deltagarnas olika behov genom att göra adekvat forskning om de olika applikationerna för virtuella evenemang för att fatta välgrundade beslut för att främja större tillgänglighet för alla folks.
Till exempel, om du är värd för en supportgrupp för folx med kroppsbildproblem, kan möjligheten att visas på video med möjlighet att blockera en syn på dig själv vara särskilt användbar för att navigera i sociala ångestutmaningar.
Främja deltagarnas säkerhet
Förutom tillgänglighetsverktygen som tillhandahålls av en virtuell plattform, bör arrangörerna också tänka kritiskt på hur man får deltagarna att känna sig säkra. Enligt Consumer Reports finns det sannolikt vissa säkerhetsproblem med alla videokonferensapplikationer, men det finns också sätt på vilka folx kan begränsa sina risker.
Även om det aldrig är idealiskt när ett online-möte för arbete eller nöje störs av en inkräktare, finns det ännu större oro när det är värd för folx som är särskilt marginaliserade.
Några rekommendationer inkluderade att sätta sig på en enda virtuell plattform, använda tjänster som gäst för att undvika att dela så mycket information, bli bekant med programmets sekretessfunktioner för att maximera deras användning, registrera sig med en e-postadress för brännare och lösenordshanterare, använda plattformens lösenordsfunktion , och antar alltid att du kan spelas in.
Även om dessa överväganden kanske inte är det som först kommer att tänka på för tillgänglighet, måste virtuella händelser främja säkerheten hos förtryckt folx för att vara tillgängligt.
Till exempel, om en lokal skrivgrupp nu erbjuder online-sessioner, men de samarbetar med ett bibliotek som är känt för att vara värd för transfoba högtalare, är sådana virtuella händelser oåtkomliga för könsdiversitet.
Skissera mål tydligt
Enligt en tidskriftsartikel från 2018 som tittade på utvecklingen av en asynkron interprofessionell inlärningsplattform fanns det fördelar med engagemang som kunde överskrida tid och placera begränsningar genom omfattande inledande diskussioner för att besluta om programmets mål.
Arrangörer gör en missnöje för deltagarna i virtuella händelser när de inte fattar bestämda beslut om de mål som de arbetar för att uppnå.
Till exempel, om målet för en händelse är psykoundervisning snarare än support, kan inspelningar vara en prioritet så att folx som inte kan delta vid en planerad tid fortfarande kan dra nytta av inlärningen genom att se inspelningen vid ett senare datum.
Istället, om synkron deltagande prioriteras för en supportgrupp, kan åtkomst till chattfunktionen för alla deltagare hjälpa till med tillgänglighet eftersom folx som kan vara obekvämt att dela sina tankar muntligt fortfarande kan delta genom att skriva ut deras feedback.
Validera deltagare och främja engagemang
I en forskningsstudie som mätte effekten av ett virtuellt resiliensintervention för föräldrar till barn med autism, noterade deltagarna fördelarna med att kunna delta online utan att behöva köra någonstans för en session.
Annan folx medgav att de kanske inte har provat nya coping-färdigheter som guidad bild utan möjlighet att utforska det tillsammans med deltagare och debrief om processen efter.
Medan detta gruppprogram ägde rum före pandemin är det värt att lyfta fram fördelarna med validering från facilitatorer som de engagerade på lämpligt sätt.
När det gäller engagemang kan det vara värt att komma ihåg att det kan finnas i många former, särskilt när man tänker kritiskt på hur tillgänglighetsbehoven kan skilja sig från person till person.
Till exempel kan en deltagare känna sig extremt bekväm att visas på kameran med sitt husdjur, medan en annan kan ha oro över att folx släpps in i sitt hemutrymme, särskilt om det är trångt eller delas med andra. Med tanke på dessa överväganden kan skickliga facilitatorer göra utrymmen tillgängliga genom att erbjuda en mängd olika sätt för folx att engagera sig säkert på sina egna villkor.
Handledare kan främja bekvämt engagemang för folx genom att:
- Att göra förväntningar tydliga för att minska tvetydigheter för deltagarna
- Tillhandahåller både video- och samtalsalternativ för att delta i evenemang
- Att vara öppen för folx som njuter av en aktivitet för att minimera det sociala trycket
- Uppmuntra deltagande under en tid då folx kan dyka in eller ut
- Skicka kalenderinbjudningar och påminnelser före virtuella händelser
- Underlätta anslutningar mellan deltagare baserat på gemensamma intressen
- Att låta folx veta att det inte finns något tryck för dem att vara på kameran
Skapa möjligheter att engagera ny folx
Trots pandemins utmaningar kan denna övergång till onlineutrymmen också erbjuda nya möjligheter som kan ge fördelar långt efter att sociala distansåtgärder är ett problem. En tidskriftsartikel från 2020 går in på både möjligheterna och utmaningarna med virtuellt volontärarbete, särskilt för ungdomar, seniorer och personer med funktionsnedsättning.
Med tanke på hur svår rekrytering och kvarhållande av volontärer kan vara, kan detta virtuella format ge en möjlighet att engagera folx som kanske inte har varit väl betjänad av traditionella strukturer för medborgardeltagande.
Ett ord från Verywell
Medan många organisationer har börjat tänka mer kritiskt om tillgänglighet krävs mycket mer arbete för att virtuella evenemang verkligen ska leva upp till det målet. Det kan vara bra att tänka på tillgänglighet som ett förbättringsområde hela tiden. Med ett sådant tillvägagångssätt kan feedback från deltagarna komma för att informera om bättre planering för framtida evenemang.